Assistant-e Projet ( voir la fiche de poste SVP)

Mission en intérim insertion professionnelle :

Rattaché·e à la Direction de Projet (DP) de la Maîtrise d’œuvre, vous intervenez avec les interlocuteurs internes et externes pour contribuer au bon déroulement et à la réussite du projet.

Intégré·e à la direction de projet, vous participez aux missions de gestion administrative, contractuelle, financière et documentaire du projet ainsi qu’en support aux équipes de production. Vous êtes moteur ou motrice dans la mise en œuvre des actions favorables à la solidarité interne et aux bonnes relations avec les partenaires et clients.

• Secrétariat du projet :
- Réception, archivage et suivi des courriers officiels du client et des entreprises travaux.
- Réception, archivage et suivi des Ordre de Service (OS) venant du client.
- Préparation administrative des courriers officiels, archivage, et diffusion aux client et aux entreprises travaux.
- Préparation administrative des Ordres de Service (OS), archivage, et diffusion aux entreprises travaux.
- Reporting sur avancement et état des lieux sur courriers, OS, etc.

• Assistanat de la Direction de Projet
- Organisation de réunions/agendas,
- Réservation de salles,
- Diffusion de communications,
- Organisation d’évènements
- Mise en forme de supports de présentation/rendus, …

• Accueil des collaborateurs :
- Demandes et suivi du matériel informatique ainsi que des badges d’accès,
- Gestion des comptes utilisateurs,
- Mise à jour du guide d’accueil des nouveaux collaborateurs,
- Mise à jour de la liste du personnel, du tableau des congés, des listes de diffusion,…

• Gestion de la logistique du plateau projet et des sites chantier :
- Commande et suivi de facturation des fournitures de bureaux, matériel informatiques, EPI, …)
- Demande et suivi de tickets informatiques

• Support aux tâches administratives de projet :
- Commandes d’achat de prestations sur l’outil dédié,
- Validation de factures sur l’outil dédié,
- Soumission de factures, demandes d’avoir...

• Gestion de la flotte de voitures ou de vélo de service :
- Commande et renouvellement des véhicules,
- Réservation de voiture / vélos sur le plateau projet, …

• Gestion administrative et logistique :
- Suivi administratif de tous les collaborateurs projets (maintien de la liste des collaborateurs à jour, récupération de documents administratifs signés des collaborateurs, etc.),
- Commande et suivi des EPI chantier pour tous les collaborateurs projets,
- Déclinaison des communications projet à tous les collaborateurs projets.

Qualification : BAC + 2

Qualités requises :
• Pack office (Word, Excel, Outlook) maîtrise obligatoire.
• Expérience sous GED Project Wise serait un plus (GED interne).
• Expérience avec Sharepoint serait un plus (GED client).

Mission intérim en insertion professionnelle ( vérifier votre éligibilité auprès de votre conseiller emploi)