Assistant-e administratif-ve et comptable

Nous proposons un poste en parcours d’insertion. Avant tout, nous recherchons une personne qui souhaite être accompagnée dans la définition et la concrétisation de son projet professionnel. Chaque salarié en parcours d’insertion est accompagné individuellement par notre chargée d’accompagnement socioprofessionnel, via des entretiens individuels, toutes les 1 à 3 semaines. Entre chaque entretien, des démarches sont à réaliser.

Rattaché.e à la Directrice de l’association, l’assistant.e administratif et comptable a en charge : le secrétariat, la gestion de la vie courante du bureau, l’assistance de l’exploitation, ainsi que la gestion comptable et administrative pour le social.

PARCOURS D’INSERTION
Le parcours d’insertion consistera notamment à :
- Réaliser sur son temps personnel les démarches nécessaires à la résolution de ses problématiques personnelles (problèmes de logement /santé / finances / administratif etc.)
En entretien d’accompagnement et entre les entretiens sur son temps personnel :
- Formaliser ses compétences,
- Définir un ou plusieurs projets professionnels,
- Définir un programme de formation si pertinent et suivre ces formations,
- Valider ce/ces projets en décrochant des stages en entreprises et/ou des enquêtes métiers,
- Se former aux techniques de recherches d’emploi et rechercher un emploi et/ou une formation qualifiante.

ACCUEIL, SECRETARIAT ET GESTION DU BUREAU
- Répondre aux demandes entrantes des clients : par téléphone et email. Assurer l’accueil téléphonique et la transmission des messages. Accueillir et renseigner les interlocuteurs
- Assurer le secrétariat administratif de la direction et du pôle exploitation : gestion du courrier, rédaction de correspondances et de compte-rendu
- Assurer la mise à jour des documents administratifs relatifs au fonctionnement de l’association
- Réaliser le classement des documents, des dossiers, l’archivage et la diffusion interne
- Gestion des contrats et passage des commandes avec les fournisseurs hors production (électricité, internet, fournitures bureau, ménage, ordinateurs et téléphones…) et suivre les prestations d’entretien du bureau et de maintenance informatique (prise de rendez-vous etc.)
- Gestion de la vie du bureau : liens OPH Aubervilliers, logistique, demandes de devis en cas de travaux…

GESTION EXPLOITATION
- Assister l’exploitation dans le classement des documents administratifs
- Assister l’exploitation dans la préparation des fichiers d’exploitation
- Vérifier les checklists et que les éléments d’exploitation sont remontés par pôle de façon mensuelle
- Assurer la transmission d’information à l’équipe Re-Belle en l’absence de la chargée d’animation et le suivi de l’activité des ateliers si besoin (environ 1h par semaine)
- Assister le pôle commercial dans l’administration des ventes et la transmission d’information à la cuisine

GESTION COMPTABLE
- Impression, contrôle, vérification et archivage des factures fournisseurs
- Etablissement des factures clients, envoi hebdomadaire et relances impayés
- Préparation des ordres de virement : paies et fournisseurs
- Pointage des paiements
- Préparation pour la saisie comptable. Rassemblement de toutes les pièces en lien avec les différents services
- Gestion des caisses du bureau et de la cuisine : collecte des justificatifs, mise à jour du brouillard de caisse
- Gestion et classement des remises de chèques, espèces et notes de frais

GESTION ADMINISTRATIVE POUR LE SOCIAL
- Constituer le dossier administratif pour chaque entrant dans la structure et transmettre les documents aux différents interlocuteurs internes
- Contrôler la validité des documents transmis
- Faire l’inscription au registre du personnel, les déclarations d’embauche auprès du cabinet de paie, la demande de visite médicale et l’inscription à la mutuelle d’entreprise et prévoyance pour chaque entrant
- Réceptionner les justificatifs de transport et les régularisations des mois précédents
- Saisir mensuellement les informations de paie et d’horaires grâce aux différents outils de gestion de paie, en veillant à contrôler la cohérence des données au jour le jour
- Après validation des paies par la Responsable du Service Paie, mettre sous plis les bulletins et s’assurer de leur bonne distribution
- Transmettre les arrêts maladie, accidents du travail et autres documents relatifs à des évènements sur le lieu de travail à notre prestataire RH (en précisant les informations nécessaires à leur bon traitement : dernier jour travaillé, date de reprise…)

Ce descriptif n’est pas limitatif et d’autres missions pourront vous être confiées selon votre évolution et les besoins de l’entreprise.

Confidentialité :
Du fait des tâches à remplir et de l’accès à des informations importantes et confidentielles, dans le cadre du travail : un devoir absolu de confidentialité et de réserve dans la gestion des données ci-dessus citées est requis.

PROFIL RECHERCHE

• Motivation et intérêt à être accompagné dans la définition et la concrétisation de son projet professionnel
• Motivation et intérêt à travailler dans le secteur du secrétariat, gestion administrative et comptable
• Sens de l’organisation et grande rigueur
• Polyvalence
• Bonne aisance relationnelle
• Aptitude à rédiger des courriers et emails
• Aisance téléphonique
• Maîtrise des outils bureautiques : navigateurs internet, Excel, Word, Power Point
• Discrétion

CONTRAT
Prise de poste souhaitée : pas de recrutement en cours
Type de contrat : CDDI de 4 mois (renouvelable, jusqu’à un an maximum)
Poste à pourvoir à Aubervilliers (93), accessible en transport en commun
Temps de travail hebdomadaire : 30 heures
Amplitude horaire : 9h-17h
Rémunération : SMIC horaire, prise en charge à 50% des titres de transport, mutuelle d’entreprise