Assistant.e administratif.ve

De manière générale, sous la responsabilité de la responsable administrative et financière, il/elle sera chargé(e) de réaliser différentes tâches administratives, de secrétariat et d’accueil.
Il/Elle collaborera régulièrement avec l’ensemble de l’équipe, garantira le respect et la discrétion dus à sa fonction et assurera le reporting régulier de l’ensemble de son activité.

MISSIONS PRINCIPALES

- Réaliser la gestion administrative du courrier (réception, affranchissement, envoi, lettres et mails…)
- Assurer l’accueil téléphonique et transmettre les messages aux personnes concernées
- Gérer les commandes de matériel/fournitures et assurer la gestion du stock
- Classer les documents, informations et fonds documentaires et les archiver (scan, reprographie)
- Mettre à jour des tableaux de bord de gestion
- Contribuer à une bonne circulation de l’information et à la transmission des documents (courrier, messages électroniques…)
- Prendre et planifier des rendez-vous
- Organiser des réunions et autres évènements qui ponctuent la vie associative (invitation, relance, compte rendu, diffusion)
- Participer et collaborer à la mise en œuvre d’une démarche qualité

MISSIONS ANNEXES

Appui à la comptabilité :

• Transmission des données via QUADRA BOX
• Appui à la gestion de la facturation : suivi des paiements, relances
• Commande fournitures / Demande de devis / Mise en paiement

Appui à la gestion RH :

• Suivi des arrêts maladie, accident du travail, visite médicale, pointage du personnel
• Réponses aux différentes questions administratives des alternants
• Transmission de bulletins de paye aux alternants
• Envoi des bulletins d’adhésion de la mutuelle

COMPETENCES ET APTITUDES

- Maîtrise de l'outil bureautique (traitement de texte, tableur, ...) et des outils de communication (Internet, messagerie, ...)
- Qualité d’écoute et de communication
- Sens du travail en équipe
- Autonomie / esprit d’initiative / polyvalence
- Organisé(e), discret(e)
- Dynamisme, réactivité et curiosité constituent des atouts

Une formation interne aux missions, procédures et outils de la structure sera assurée.

COMPLEMENTS D’INFORMATION ET CONDITIONS

- Poste à pourvoir le plus rapidement possible
- Contrat de 12 mois avec formation « interne » aux outils et procédures
- 35h/semaine / Rémunération : SMIC
- Site : Rouen - île Lacroix/ télétravail à prévoir

Adressez vos candidatures à :

recrutement@geiqpluss.fr A l’attention de Virginie PETIT
Candidature incluant CV + lettre de motivation – précisez dans le mail d’envoi vos disponibilités et autres éléments que vous jugerez nécessaires.

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