Chargé / Chargée d'accueil

Rattaché(e) aux services généraux ainsi qu'à l'agence de Lyon, vous prendrez en charge les missions suivantes :
Tâches transverses liées à l'accueil et à la logistique de l'agence :
- Accompagner la mise en place de la nouvelle agence
- Filtrer les appels téléphoniques et les accueils physiques
- Gérer les messages électroniques de la boite mail de l'agence
- Gérer l'intendance de l'agence et des collaborateurs du site
- Gérer les badges d’accès de l’agence
- Occuper le poste de correspondant informatique local dans le cadre de gestion du parc informatique
- Réceptionner le courrier et les colis / diffusion / affranchissement
- Assurer le suivi des équipements de reprographie de l'agence et des outils de visioconférence et piloter leur maintenance
- Etablir les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
- Piloter la maintenance des véhicules de l'agence (programmer les entretiens, emmener les véhicules au garage)
- Assurer le suivi des contrats de nettoyage des locaux, de recyclage du papier, de maintenance de certains matériels spécifiques (extincteurs, fontaine à eau, machine à café, etc.)
- Veiller au rangement des salles de réunions et cafétaria
- En relation avec les RH, gérer les rendez-vous avec la médecine du travail et renseignement du tableau des visites.
- Assurer le suivi des statistiques des données liées aux services généraux.
- Occasionnellement, planifier et organiser des opérations de communication, des manifestations évènementielles

Assistance & Secrétariat en appui des équipes de l'agence :
- Traiter et transmettre les décisions, les contrats en interne et en externe
- Concevoir et rédiger des courriers, rapports, notes, etc. en maitrisant la charte graphique de l’entreprise
- Effectuer la frappe de documents, le traitement du courrier entrant/sortant, sa distribution aux collaborateurs de l'agence
- Effectuer la reprographie de documents
Maîtrise des outils informatiques traditionnels : (Word, Excel, PowerPoint…)
Expérience : 2 à 5 ans dans l’accueil souhaitée
Horaires : du lundi au vendredi de 8h30-12h15/13h45-17h
Lieu de travail : Lyon
Durée de mission : 3 mois en vue d’un CDI
Qualités requises : Sens du relationnel – Autonomie – Sens de la rigueur

La structure n'a pas encore renseigné cette rubrique