Agent administratif / Agente administrative

 Intitulé : Agent administratif

 Rattachement : Direction

 Mission :
 Gère les informations nécessaires au fonctionnement administratif de l’établissement
 Réalise l’accueil de l’établissement

 Autonomie et responsabilités :
 Autonomie dans l’organisation de son travail
 Relations fréquentes avec le public
 Activités définies, suivies et évaluées par la direction

 Relations fonctionnelles :
 Accueil des visiteurs
 Relations avec les résidents et leurs familles
 Relations fréquentes avec les autres agents administratifs et/ou cadres de service

 Activités principales :
 Réception, traitement et diffusion d’informations
 Réalisation de travaux bureautiques (Word Excell)
 Suivi de la planification des réunions et de l’agenda de l’équipe
 Facturation des résidents
 Tri, classement et archivage de documents
 Suivi et mise en forme des dossiers administratifs

2 – PROFIL DU POSTE
 Savoir :
 Règles de syntaxe, de grammaire et d’orthographe
 Vocabulaire professionnel de l’établissement
 Fonctionnement, activités et procédures du service
 Techniques et outils de communication
 Techniques de recherche documentaire
 Technique de base d’assemblage de documents
 Techniques de secrétariat (prise de note, dactylographie…)
 Logiciels de bureautique
 Fonctionnement de l’intranet et internet
 Notions d’organisation et de gestion du temps
 Techniques de classement et d’archivage
 Procédures de suivi des offres de services des fournisseurs en bureautique

 Savoir-faire
 Réception des appels téléphoniques, traitement et diffusion d’informations et accueil physique
o Comprendre les demandes et s’exprimer correctement
o Recevoir, filtrer et réorienter les appels
o Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre
o Rechercher et diffuser des informations
o Trier, photocopier et assembler des documents
o Accueillir le public et répondre aux demandes
 Réalisation de travaux bureautiques
o Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
o Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
o Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
 Suivi de la planification des réunions et de l’agenda de l’équipe
o Prendre des notes lors des réunions d’équipe
o Gérer les agendas de l’équipe et prendre des rendez-vous en fonction des priorités et des échéances
 Tri, classement et archivage des documents
o Classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous
o Opérer un tri régulier parmi les dossiers et documents
o Anticiper les commandes de fournitures pour le classement et l’archivage
 Suivi et mise en forme des dossiers administratifs
o Mettre en forme les dossiers
o Utiliser l’outil informatique