Agent /Agente d'accueil

- Accueillir téléphoniquement et physiquement les visiteurs, usagers, salariés
- Apporter un premier niveau de réponse et orienter vers l’interlocuteur ad hoc
- Contribuer à la gestion des documents entrants et sortants
- Gérer les courriers sortants internes ou externes, expédition…
- Assurer l’accessibilité des informations
- Classer, photocopier
- Mettre en forme les courriers et documents
- Gérer le standard téléphonique, les messages téléphoniques, les rendez-vous et l’accueil des visiteurs des membres du personnel, la messagerie mail général
- Effectuer des tâches à la demande,
- Préparer les différents documents nécessaires à l’accueil des publics,
- Gérer les appels téléphoniques de maintenance (commande de toner, dépannage copieurs et autres, …)
- Suivre les offres d’emploi

Contraintes du poste
- Mémorisation des diverses procédures.
- Position assise prolongée.
- Travail sur ordinateur et téléphone en continue.
COMPETENCES REQUISES SUR LE POSTE
Les savoirs :
- Connaitre les principes fondamentaux de secrétariat
Les savoir-faire :
- Savoir utiliser les différents logiciels de bureautique (Excel, Word, Internet Explorer, …)
- Savoir chercher l’information et la mettre en application
- Savoir être rigoureux et méthodique, disponible dans les moments de pointe
Les savoir-faire comportementaux :
- Savoir être organisé et méthodique
- Savoir respecter la confidentialité
- Savoir gérer son stress et être réactif
- Savoir prendre des initiatives et se fixer des priorités
- Sens du service, grande adaptabilité aux diverses procédures, bonne mémorisation, bonne présentation