Assistante adminstrative

MISSIONS :

Assistanat administratif :
Accueillir et filtrer les appels téléphoniques
Réceptionner, trier et distribuer les courriers reçus
Organiser l’activité administrative des services (fournitures, copies, reliures, mise en page de présentations, classement, archivage…)
Concevoir et rédiger les différents courriers nécessaires
Préparer, organiser et rédiger les comptes rendus des diverses réunions et assurer leur bonne diffusion
Assister ses supérieurs dans leurs tâches administratives (organisation des réunions, gestion de l’agenda, gestion des déplacements, réservations de salles, demandes d’engagement, notes de frais…)
Organiser les déplacements, rendez-vous, salons, évènements pour le compte de l’équipe
Assurer le support administratif des dossiers gérés par l’équipe
Organiser et archiver les documents
Gérer et suivre toutes les demandes concernant des dossiers en cours ou archivés
Mettre à jour les éventuels tableaux de suivi

Suivi des programmes :
Assurer le support administratif des opérations : contrats, marchés, avenants…
Gérer les tâches administratives liées au permis de construire : déclaration préalable, affichage et constats d’huissier des permis de construire, …
Gérer l’arborescence informatique : création des répertoires par affaires…
Création et tenue à jour des fiches de synthèse de chaque affaire
Collecter les pièces nécessaires au dossier Assurances, au dépôt de pièces notaire….
Participer aux réponses aux appels d’offres

Suivre et participer aux échanges avec intervenants internes et externes (architectes, géomètres, syndics, notaires…)
Constituer le dossier d’assurance dommages et ouvrages et le transmettre au service Juridique
Participer à l'établissement des budgets prévisionnels, des montages juridiques et financiers
Suivre les plannings de trésorerie des opérations
Coordonner les contacts avec les commercialisateurs et centraliser tous les documents relatifs à la commercialisation et la communication
Assurer le suivi des engagements par opération et le suivi des règlements
Contrôler les dossiers de conformité de réalisation de projets, de chantiers, des prestations et des ajustements
Suivre des dossiers de réservation client : vérification avant signature, notification au client, enregistrement de la réservation dans le logiciel client, suivi du client dans ses demandes et offres de prêt
Constituer les dossiers d'acquisition
Suivre les actes de vente client : interface et relance notaire, suivi de la réitération des actes et enregistrement dans le logiciel métier
Suivre les financements et les appels de fonds au fur et à mesure de l'avancement des travaux, suivre leur encaissement ainsi que les travaux modificiatifs acquéreurs…
Veiller aux échéances du planning des opérations
Suivi de la réalisation technique des programmes immobiliers et réception des ouvrages

De façon générale, l’Assistante de Programmes doit s'acquitter de toute mission s'inscrivant dans les domaines d'intervention qui lui sont confiées par son supérieur hiérarchique. Par ailleurs, elle doit se conformer à toutes les instructions générales et particulières qui lui sont données par sa hiérarchie.

L’Assistante de Programmes, travaille en équipe avec l’ensemble des Assistant(e)s du Groupe. Elle doit pouvoir les épauler ou les remplacer ponctuellement en cas de besoin et notamment pendant les congés d’été.

Profil
COMPETENCES REQUISES :

Efficacité
Qualités orthographiques et rédactionnelles
Rigueur et sens de l’organisation
Confidentialité, discrétion
Dynamisme
Souplesse, entraide avec les autres assistant(e)s
Autonomie
Gestion du stress
Assiduité
Excellente maitrise du Pack Office
Connaissances du secteur immobilier (normes, pièces écrites, juridiques…)

Logiciels : Outlook, Word, Excel, PowerPoint