Assistant.e comptable et adminsitratif.ve

Mission principale
L’assistant.e comptable et administratif.ve est chargé.e de réaliser un soutien administratif auprès de la comptable et des Ressources Humaines.

Positionnement du poste
Liaison hiérarchique : la comptable ainsi que la conseillère en insertion et responsable de la communication

Activités principales
• Accueil physique des visiteurs, futurs salariés
• Passage des offres d’emploi, édition des CV (INDEED, Pôle Emploi, Facebook)
• Préparation des dossiers des salariés
• Saisie sur logiciel RH des dossiers des salariés
• Gestion du courrier : distribution, affranchissement, expédition
• Gestion des mails : traitement, tri, répartition
• Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers
• Préparation et saisies de tâches administratives (collecte de données, réalisation des relances clients…)
• Reproduction, numérisation, dématérialisation de documents
• Classement et archivage de documents
• Collecte des besoins en fournitures, des produits pour les pharmacies des ateliers, besoin en EPI
• Collecte des factures du jour, pointage des factures avec le journal des ventes
• Extraction des factures du logiciel des ventes
• Saisie des factures sur logiciel comptable : SAGE, pointage, lettrage, rapprochement bancaire
• Participation à l’inventaire du magasin
• Saisie des absences sur agenda

Compétences et aptitudes
- Connaitre les outils informatiques : WORD, EXCEL, SAIGE (notions attendues)
- Accueillir, filtrer et orienter
- Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome
- Savoir réaliser des opérations variées dans le respect des procédures et des instructions établies
- Avoir une capacité à détecter des anomalies pour alerter la hiérarchie
- Faire preuve de rigueur et d’organisation dans la réalisation des tâches
- Etre doté.e de capacités d’adaptation et d’une aisance relationnelle : s’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs variés et dans le travail en équipe
- Respecter la confidentialité