Secrétaire administative

- Assurer l’accueil physique et téléphonique des personnes et apporter les réponses appropriées à la demande et rappeler les consignes de sécurité
- Assurer la gestion administrative en priorisant les actions :
o Trier, distribuer, affranchir, photocopier, enregistrer les courriers et fax…
o Assurer la frappe et la mise en forme de documents (courriers, fax, notes, …) et les diffuser aux intéressés.
o Réaliser la saisie et assurer le suivi des données dans les différentes BDD ou logiciels appropriés au service (GMAO, pesées, tableau des commandes, chronos divers, dossiers administratifs, du personnel, progiciel RH …)
o Assurer le rapprochement des pièces administratives (factures fournisseurs avec bon de livraison et commande, dossier de candidature, …) et effectuer les relances nécessaires auprès des PRM, responsables de services, candidats
- Assurer la transmission des informations entre les personnes de son service, celles des autres services et les interlocuteurs extérieurs, relayer l’information selon les règles déontologiques du service
o Filtrer les appels ou les demandes en fonction de leur importance ou de leur priorité (téléphone, e-mail, courriers, fax, …)
o Etablir, mettre à jour et diffuser les documents ou les dossiers en fonction des procédures, instructions et modes opératoires du service
o Communiquer et gérer le cas échéant l’agenda de l’encadrement
o Réaliser sur demande les réservations des salles de réunions ou toute autre opération de réservation (train, hôtel, voiture, bus …) dans le respect des procédures achats internes
Qualité et Environnement
- Garantir la maintenance de 1er niveau sur les équipements relatifs à sa fonction (Photocopieur, fax, téléphone, ordinateur…) et veiller à la bonne tenue de l’environnement de travail (état des locaux, rangement…)

Niveau Bac
Maîtrise des savoirs de base
Maitrise des outils informatiques