Assistante d'agence

Dans le cadre d’un développement d’activité, nous recrutons un.e Assistant.e d'agence pour un de nos clients.

Veuillez trouver ci-joint la liste des tâches que l’assistante d’agence devra traiter un périmètre

• Gestion administrative / RH :

✓ Gestion des entrées-sorties des collaborateurs (vérification des données saisies sur la FPCT, formalités administratives en lien avec l’équipe ADP/paie, classement des documents, saisie sur l’outil de gestion…)

✓ Suivi du quotidien RH (Visite médicale, contrats de travail/avenants, congés, arrêt de travail, attestation employeur)

✓ Intégration des salariés (signature des contrats de travail/avenants, accueil + intranet + outils…)

✓ Suivi administratif des renouvellements (période d’essai + CDD)

✓ Suivi administratif des accidents de travail

✓ Suivi administratif du travail des horaires atypiques (travail de nuit, week-end, astreintes, heures supplémentaires) conformément aux règles en vigueur au sein de l’entreprise

✓ Suivi des démarches pour l’embauche de travailleurs étrangers (demandes d’autorisation de travail) et veiller au respect de la règlementation en la matière pour les salariés en poste

✓ Suivi administratif de la cooptation

✓ Gestion de l’intérim

✓ Interface administrative et point de contact privilégié des collaborateurs

✓ Point de contact des services support de Groupe sur les aspects administratifs

Support administratif aux managers commerciaux et techniques :

✓ Gestion des ordres de mission en France et à l’international

✓ Planification et suivi des entretiens individuels : onboarding, campagnes d’entretiens annuels et professionnels, point feedback mi-année

✓ Planification et organisation de réunions collaborateurs et clients

✓ Organisation des événements de l’agence (kick off, Awards Diner, réunions d’agence…)

• Autres missions :

✓ Appui aux managers dans les réponses à appel d’offres

✓ Support au responsable de site dans la gestion des locaux (suivi des exercices d’évacuation, lien avec les prestataires sur site…)

✓ Affichages obligatoires au sein de l’agence

CONNAISSANCES TECHNIQUES & EXPERIENCES REQUISES

Maitrise des outils bureautiques et de communication (Word, Excel, Powerpoint, messagerie…)

✓ Rédaction de documents

✓ Méthode de classement et archivage

✓ Techniques de communication= adapter son discours en fonction de son interlocuteur

✓ Connaissances de l’administration du personnel

COMPETENCES COMPORTEMENTALES

✓ Sens du service et conseil client

✓ Orientation résultats et sens de l’engagement

✓ Communication et impact

✓ Organisation et réactivité

✓ Capacité d’analyse et de jugement