Assistant (e) de direction

Collaboration avec le Manager :
• Gère et optimise le temps du Manager en traitant les sujets dans les bons délais (agenda/déplacements, documents/dossiers/reportings).
• Gère les déplacements du Manager : organise la logistique via l’outil, rassemble les documents de voyage, effectue les notes de frais.
• Elabore le calendrier annuel de l’entité en tenant compte du calendrier diffusé par l’attaché de direction de l’entité.
• Positionne dans le calendrier les réunions et séminaires en respectant les échéances.
• Diffuse le calendrier à l’Equipe de Direction à une date définie avec le Manager.
• Organise les réunions (logistique et planification), propose les ordres du jour, participe si besoin et rédige les comptes rendus.
• Effectue le suivi des actions suite aux réunions. (optionnel)
• Organise ponctuellement les événements de l’entité (séminaires, team buildings…)
• Met à disposition du Manager les éléments/dossiers/présentations et reportings nécessaires à son activité dans les délais, avec un regard critique.
• Analyse les éléments/dossiers/présentations et reportings nécessaires à l’activité de son Manager. (optionnel)
• Lit les mails du Manager et l’alerte sur les mails importants/urgents, ainsi que sur des réponses à donner.
• Traite directement certains mails du Manager. (optionnel)
• Transmet les informations pertinentes au Manager et à l’équipe de direction.
• Propose des évolutions à son Manager (évolution d’outils, d’organisation…)
• Assure le relais d’information permanent entre le Manager et ses interlocuteurs (N-1, N+1,…)

Préparation et/ou prise en charge de dossiers :
• Gère en toute autonomie des missions complémentaires comme par exemple : correspondant EP, suivi de budget, tableaux de bord…
• Assure la gestion de dossiers spécifiques, en accord avec le Manager (Ex : mise à jour site intranet, mise en place et animation d’une communauté RSE, analyses sur des thématiques spécifiques à l’entité…). (optionnel)

Assistanat auprès de l’ED/Equipe :
• Gère l’administration du Personnel : procède aux encodages/opérations spécifiques dans les délais (absentéisme hors congés, visites médicales, formations obligatoires, fiches de mutation, accueil nouvel arrivant, départ…)
• Traite les questions de l’équipe en respectant le délai voire l’urgence de la demande (ex : support divers, information en relation avec les dossiers du Manager…)
• Gère les accès informatiques à l’arrivée et au départ du Personnel : disques partagés, commandes de matériels, accès aux salles…
• Organise les réunions en tenant compte du délai, de la durée, des participants, des connexions, de l’ordre du jour et du lieu.
• Identifie les besoins et traite les demandes en respectant le délai, les règles et les procédures.
• Assure un suivi des demandes.
• Dispense des réunions d’information à l’équipe et/ou organise des formations pour l’équipe.
• Applique les règles d’archivage des documents et sensibilise l’équipe (confidentialité et conservation).
• Archive les documents légaux et règlementaires.

Gestion des achats de l’entité :
• Gère les achats pour son entité par le biais des outils à disposition : traite, vérifie et suit les commandes et les demandes d’achat, réceptionne les demandes d’achat et transmet les factures sans commande aux prestataires externes.
• Valide les factures sans commande par délégation. (optionnel)
• S’assure que les règles et procédures sont appliquées par l’équipe.
Accueil et Image du service :
• Répond aux différentes sollicitations (internes et externes) et propose des réponses adaptées.
• Accueille et oriente les visiteurs de l’entité.

Votre profil :
- BAC + 2 souhaité dans le domaine de l’Assistanat de Direction.

• Deux ans d’expérience souhaitée sur un poste similaire.

Lieu de travail : CLEMONT-FERRAND
Horaires en journée

Salaire : 18.97€/h.
Durée de la mission : du 06/11/2023 au 01/02/2024
Quotité : Temps plein