Assistant administratif H/F

Mission longue de + de 24 mois dans le cadre des travaux de construction du Centre pénitentiaire du Comtat Venaissin

Objectif de la mission : Exécuter les demandes de son service pour contribuer à son optimisation.

• avantages: panier / rémunération sur 13 mois
• durée hebdo = 38h (de lundi à jeudi 8h30-12h30 / 13h30-17h30 et vendredi 16h30)
• date de début: dès que possible

GESTION ADMINISTRATIVE
• Réceptionne, saisit, répond, expédie et transmet les courriers ou e-mails.
• Etablit les contrats de sous traitance, commande fournisseurs, demande d'agrément auprès du maître d'ouvrage, en récupérant et analysant les pièces administratives auprès des entreprises
• Gère le tableau de suivi des contrats et commande
• Gère l’approvisionnement en fournitures de bureau.
• Peut gérer les états de présence de son service.
TECHNIQUES DU MÉTIER
• Suit les dossiers (présentations, rapports, comptes rendus, formalités, relances).
• Participe aux réunions de service.
• Rédige des notes, rapports ou comptes rendus de réunions.
• Transmet au responsable et à ses équipes un certain nombre d’informations professionnelles.
CLASSEMENT ET ARCHIVAGE
• Archive et classe les documents, les dossiers.
ASSISTANAT DE DIRECTION
• Organise le planning et le suivi d’activités des équipes (prises de rendez-vous pour les entretiens, réunions et déplacements professionnels, formations, ...).
RELATIONNEL
• Joue un rôle d’interface relationnelle au sein du service et avec les différents interlocuteurs internes et externes à l’Entreprise.

SAVOIR-FAIRE
• Connaissance de la bureautique
• Connaissance des personnes du site
• Connaissance des personnes et du fonctionnement du site
• Capacités rédactionnelles
• Sens du service
• Prise d’initiatives
SAVOIR-ÊTRE
• Bon relationnel et diplomatie
• Capacité rapide d’adaptation
• Organisation et anticipation
• Faire preuve de bon sens
• Discrétion
• Fiabilité