Assistant (e) / Secrétaire administratif (ve) et technique en BTP

Votre mission principale : Organiser et coordonner les informations internes et externes liées au fonctionnement de la structure partenaire .

Vous serez le collaborateur direct d’un ou de plusieurs responsables dirigeants (responsables d'équipes, directeurs de service, ...) ou d'un chef d’entreprise.
Vous serez chargé de les assister dans la gestion et l’organisation administrative de leurs activités (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...). Cette fonction nécessite beaucoup d’organisation pour gérer les agendas, pour accueillir les visiteurs et préparer les dossiers.

Vous serez amené à :

1 -- Accueillir et traiter les demandes des clients internes et externes.
(Recevoir les appels des fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise et apporter des
premiers éléments de réponse ou orienter vers le bon interlocuteur
Orienter les fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise vers les interlocuteurs
adéquats).

2 -- Organiser et assurer la gestion administrative de l'entreprise ou de l'activité.
( Saisir numériquement les documents administratifs, devis et propositions d'intervention ,Rédiger en autonomie dans le respect de la charte graphique tous documents ou supports
administratifs nécessaires et/ou demandés (compte rendu de réunion, mail, courrier, présentation,
note de service, formulaire, ...)

3 -- Participer au suivi administratif des chantiers.
(Préparer les déclarations et autorisations (police d'assurances particulières, …) nécessaires à la mise
en œuvre du chantier
Transférer le dossier-marché aux responsables de l'exécution avant le début du chantier
Mettre en forme le calendrier prévisionnel et le budget selon les directives de son manager
Assurer l'organisation logistique des réunions et des visites de chantier en utilisant les outils
collaboratifs (planning partagé, ...) mis en place dans l'entreprise
Réceptionner les demandes et réclamations des clients et les diffuser aux collaborateurs concernés
Rédiger la facturation définitive en tenant compte des écarts entre les modalités prévues dans les
contrats et l'exécution du chantier.) .

• Avoir des connaissances ou de l'expérience dans le batiment .
• Avoir idéalément des connaissances ou de l'expérience dans l’installation et la rénovation de toutes menuiseries, de la conception sur mesure d'ouvertures (fenêtres - volets -stores) jusqu'a l'installation.
• Travailler en équipe
• Connaissance des outils bureautiques