Agent d'accueil polyvalent 1 poste ouvert au recrutement

Accueil / Orientation **
- Assure l’accueil physique et téléphonique impliquant une bonne connaissance des activités de l’ensemble des résidents).
- Note et communique les messages en cas d’absence des membres de l’équipe ou des résidents
- Assure le relais d’information auprès des résidents (arrêt maladie, absences ponctuelles, urgences…)
- Participe ponctuellement à des événements
La logistique **
- Assure la préparation des salles de réunion,
- Relève la gestion des comptes d’impression
- Planifie la réservation des salles et des équipements
- Assiste l’Agent d’entretien et le Coordinateur
- Effectue toutes tâches nécessaires à la bonne gestion du lieu
- Assure la gestion des stocks de fourniture de bureau et de produits d’entretien pour le nettoyage et fait établir les devis des achats qui sont transmis pour aval à la Direction,
- Assure la gestion des stocks et la réalisation des achats
Le secrétariat
- Assure la facturation et le suivi des paiements des mises à dispositions de salles, des locations de salles, des
collations, ou de tout autre document demandé,
- Enregistrer des inscriptions des évènements organisés,
- Assure les relances téléphoniques à la demande,
- Aide aux classements et à l’archivage,
- Réalise la facturation demandée sous le contrôle des Responsables de Services,
- Prépare les courriers administratifs simples (compte rendu de réunion – fonctionnement) sous le contrôle des responsable de Services.
Administration
- Assure la réception et le suivi ducourrier,
- Enregistre le courrier le transmet aux différents services (résidents et associations),
- Transmets les factures enregistrées au responsable de structure pour l’analytique et au retour scanne celles ci
sur le réseau et transmets à la comptabilité pour paiement.