Agent administratif / Agente administrative

ENVIRONNEMENT DU POSTE DE TRAVAIL

Définition et finalité du poste :

L’association Conduite Vers l’Emploi est un Atelier Chantier d’Insertion qui participe à l’animation de la Plateforme mobilité du Grand Nancy, dont la finalité est de soutenir les demandeurs d’emploi précaires du territoire dans leurs difficultés de mobilité.

L’agent(e) administratif(ve) aura pour mission de :
 Informer le public sur les solutions de mobilité existantes et les activités développées au sein de l’association Conduite Vers l’Emploi,
 Réaliser des tâches administratives variées : secrétariat, accueil physique et téléphonique, suivi de dossiers, comptabilité, encaissement.

Temps de travail du poste :

20 heures par semaine, réparties du lundi au vendredi.
Le planning de travail est établi par l’encadrement selon les contraintes de l’activité.
En cas de dépassement justifié du temps de travail mensuel, toute heure supplémentaire sera récupérée selon les modalités fixées par le responsable.

Service de rattachement : Association Conduite Vers l’Emploi - ULIS

Lieu d’exercice des fonctions :

Conduite Vers l’Emploi - 4, avenue du Général Patton - 54 320 MAXEVILLE,

MISSIONS / COMPETENCES TRAVAILLEES DANS LE CADRE DU CHANTIER

Missions/Compétences pour les tâches administratives :

 Assurer l’accueil physique et téléphonique du public, des personnels de la structure et des partenaires,
 Assurer la réalisation du planning des salariés selon les consignes données,
 Etablir les tournées des chauffeurs (horaires, lieux de prise en charge, affectation des chauffeurs) qui assurent l’activité de transport à la demande en fonction des demandes des usagers de la Plateforme mobilité,
 Réaliser un compte rendu régulier des activités administratives à l’équipe encadrante,
 Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion des activités,
 Réunir, classer et archiver les documents et informations,
 Saisir, mettre en forme des documents divers sur Word, Excel et Power Point (courriers, rapports, supports d'informations…), les reproduire et les diffuser,
 Traitement du courrier (envoi, réception, distribution aux différents services),
 Assurer l’encaissement des activités,
 Réaliser des factures,
 Tenir un journal de caisse et réaliser un suivi de caisse hebdomadaire.

Missions/Compétences pour l’information et l’orientation du public sur les solutions de mobilité :

 Informer sur les services proposés par la Plateforme mobilité et le fonctionnement des activités,
 Renseigner et orienter sur les solutions de mobilité présentes sur le territoire,
 Assurer la prise de rendez-vous,
 Réaliser les inscriptions du public aux activités de la Plateforme mobilité,
 Constituer les dossiers des usagers,
 Assurer le suivi des dossiers usagers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés.

Compétences techniques transversales :

 Contribuer à l’évaluation des activités organisées pour améliorer la qualité du service rendu,
 Diffuser au public les informations nécessaires à l’organisation de l’activité,
 Bonne expression orale et écrite,
 Bonne compréhension du français,
 Savoir utiliser les logiciels de bureautique de base et les technologies de l'information et de la communication (messagerie / internet),
 Gérer des tâches répétitives et en respecter les procédures.

Compétences relationnelles :

 Avoir le sens de l’accueil, savoir gérer les conflits,
 Faire preuve de bienveillance, de patience et de pédagogie envers le public accompagné,
 Adapter son discours en fonction des interlocuteurs concernés,
 Respecter la confidentialité des informations relatives au public,
 Travailler en équipe et en partenariat.

CONDITIONS ET CONTRAINTES

 S’adapter au changement de rythme,
 Amplitude variable,
 Travail au contact du public,
 Station assise prolongée,
 Travail essentiellement devant un écran.

MOYENS MIS A DISPOSITION

 Bureau
 Ordinateur
 Imprimante, photocopieur et scanner
 Téléphone
 Fournitures de bureau

INDICATEURS D’APPRECIATION DES RESULTATS

 Respect des procédures et des consignes de travail,
 Respect des consignes de sécurité et du règlement intérieur (respect des horaires, …),
 Réactivité et régularité dans le travail accompli,
 Esprit d’initiative et d’équipe,
 Qualité des relations avec le public, l’équipe et les partenaires extérieurs.

EXIGENCES PARTICULIERES LIEES AU POSTE : ACCOMPAGNEMENT SOCIOPROFESSIONEL

 Se rendre aux entretiens organisés par l’accompagnateur socioprofessionnel,
 Participer aux actions collectives et aux ateliers de recherche d’emploi mis en place par l’accompagnateur socioprofessionnel,
 Elaborer et/ou exprimer son projet professionnel, son projet d’avenir,
 Définir avec l’accompagnateur socioprofessionnel la faisabilité du projet et le(s) moyen(s) de le concrétiser,
 S’engager dans son parcours d’insertion sociale et professionnelle en fonction des objectifs fixés avec l’accompagnateur socioprofessionnel (effectuer les démarches, rechercher des immersions en entreprise, suivre des formations …),
 Rendre compte à l’accompagnateur socioprofessionnel des actions menées en lien avec le parcours d’insertion sociale et professionnelle.