Agent d'accueil et d'orientation

Missions, autorités, responsabilités :

Votre rôle est de garantir un accueil physique et téléphonique de qualité, d’assurer des tâches administratives et d’assurer la gestion du courrier entrant et sortant.

Missions du poste
- Répondre aux appels
- Accueil physique
- Traitement du courrier entrant et sortant (le réceptionner, enregistrement du courrier sortant, affranchissement, le transmettre au facteur)
- Tenue des tableaux de pointage et agendas
- Gestion des Mails entrants et sortant de la réception
- Transmettre les messages en interne (mails, téléphone ou par micro)
- M’assurer de la bonne gestion des plannings des salles de réunion et de réservation des véhicules de service
- Passage de relais avec le service de nuit
- Faire émarger le personnel AAVA lors de leur prise de poste

FORMATION :
- Formation initiale : pas de prérequis.
- Formations proposées : word, excel, accueil et gestion des conflits.

COMPETENCES REQUISES :
Savoirs :
• Posséder une bonne communication orale : je sais adapter mon langage et mes messages aux types de public ou interlocuteurs auxquels je m’adresse.

Savoir-faire :
• Savoir passer le relais et transmettre les informations nécessaires au sein de l’équipe accueil réception.
• Maîtriser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, google agenda)
• Utiliser les fonctionnalités du standard téléphonique

Savoir-être :
• Avoir le sens de l’accueil : je sais faire preuve d’écoute, d’attention et de courtoisie.
• Donner une bonne image de l’Association par mon expression et ma présentation.
• Savoir faire preuve de patience et de diplomatie.
• Savoir faire preuve d’adaptation et de réactivité.
• Savoir faire preuve de réserve et de discrétion.
• Savoir garder la distanciation professionnelle nécessaire avec le public accueilli.
• Veiller à la confidentialité des informations traitées.
• Respecter les horaires du poste.

Horaires et organisation :
L’emploi du temps s’organise sur un roulement sur 2 semaines :
- Les jours en semaines :
o Soit de 7h00 à 14h00 du lundi au vendredi
o Soit de 14h00 à 20h00 du lundi au vendredi