Agent administratif / Agente administrative

EXPERIENCE EXIGEE - Niveau linguistique B1 minimum
Exécuter des travaux administratifs courants selon l'organisation de la structure ou du service.
Réaliser le suivi administratif de dossiers, la saisie ou la vérification d'opérations bancaires (remises de chèque,...).
Réaliser l'accueil et la prise en charge de la clientèle, réaliser des prestations de services pour répondre aux besoins de cette clientèle.
ACTIVITES PRINCIPALES :
 Effectuer l'accueil téléphonique, la réception des clients et les renseigner ou les orienter.
 Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier.
 Procéder à l'indexation, au classement et à l'archivage de documents.
 Constituer les dossiers administratifs et contrôler les données, leur mise à jour, les retours ou les relances.
 Codifier et saisir les données clients (enregistrement de chèques,...) et mettre à jour les tableaux de suivi.
 Suivre l'état des stocks, identifier les besoins en approvisionnement et établir les commandes.
 Elaborer les documents de suivi de l'activité (concevoir et rédiger des courriers, rapports, notes,...).
ACTIVITES SPECIFIQUES :
 Missions spécifiques (en complément de la mission principale) :
- Réception des demandes de fournitures,
- Contrôle de la cohérence des informations fournies,
- Passation des commandes auprès des fournisseurs en adéquation avec les procédures existantes,
- Réception des commandes,
- Liquidation des factures,
- Gestion des analyses réalisées dans les laboratoires extérieurs : contrôle du service fait (réception des résultats d'analyses) et liquidation des factures,
- Suivi des litiges,
- Classement des dossiers.
- Recensement et évaluation des besoins et demandes en liaison avec les utilisateurs,
- Participation à la mise en place de l'étude des échantillons,
- Suivi des marchés,
- Respect des engagements des dépenses.